Udgiftsbilag - YFU Danmark - interkulturel udvekslingsophold i udlandet og i dagligstuen!

Udgiftsbilag

Hvornår skal jeg bruge udgiftsbilag?

Hver gang du har haft en udgift, fx til transport eller hvis du har købt noget til et arrangement, skal du udfylde udgiftsbilaget. Så sørger vi for, at du får refunderet dine penge. 

Hvis du derimod skal beskrive en aktivitet, skal du udfylde aktivitetsbilaget

Instruks til udgiftsbilag - læs før du udfylder

Har du styr på det? Udfyld formularen.

1. For at få refunderet dine udgifter skal du være medlem af YFU Danmark.

2. Du skal indsendes et udgiftsbilag for hvert arrangement. Du må gerne anføre flere forskellige slags udgifter på samme udgiftsbilag, f.eks. mad og transport, hvis det er fra samme arrangement.

3. Dokumentation for de afholdte udgifter skal uploades i formularen. Af dokumentationen skal fremgå, hvad der er købt hvornår. Kreditkortkvittering, kontoudtog fra banken eller kopier af originale faktura/boner godtages ikke som gyldig dokumentation.

4. Rejser du med DSB rejsekort i forbindelse med et YFU-arrangement får du refusion ved at gå ind på www.rejsekort.dk og find din rejse. Husk at uploade rejsedokumentation i formularen.

5. Hvis du bruger sms-billet/billet købt via smartphone, er du selv ansvarlig for at indhente og vedlægge gyldig dokumentation i henhold til ovenstående. Ved billetter købt via DSB’s app kan du tage et skærmbillede og uploade det i formularen. Udgifter til sms-takst, data eller andet i forbindelse med køb af billet(er) refunderes ikke.

6. Du skal udfylde både navn, kontakt- og kontooplysninger, dato, sted og formål med aktiviteten i formularen.

7. Formularen med tilhørende dokumentation skal være udfyldt senest to måneder efter aktiviteten er afholdt.

Udgifter, der er mere end 2 måneder gamle refunderes ikke. 

Har du overtrådt tidsfristen? Kontakt sekretariatet for en eventuel undtagelse for reglen.

8. I forbindelse med overgangen til nyt regnskabsår d. 1. juli er fristen for refusion af udgifter, afholdt i det forgangne regnskabsår, d. 15. juli.

9. Du skal selv indsende formularen.

10. Bilaget skal godkendes af din regionsleder, hvis der er tale om en aktivitet i regionen eller i zonen. 
Dvs. at hvis du har holdt et arrangement i regionen, og du har haft udgifter til transport eller lign., så skal din regionsleder godkende, inden bilaget sendes til sekretariatet.
Gælder ikke bestyrelsesmedlemmer eller kontaktpersoner.

Det er dit eget ansvar, at tidsfristen overholdes og at sekretariatet får godkendelses e-mailen eller formularen. Vær i god tid så din regionsleder kan nå at godkende din udgift!

Sekretariatet kan kun refundere udgifter, såfremt ovenstående betingelser er opfyldt.

Til regionslederen 

Godkendelse af udgift skal sendes pr. mail til YFU Danmark på yfu@yfu.dk
Godkendelses e-mailen skal indeholde oplysninger, der kan kæde e-mailen sammen med udgiftsbilaget. Følgende oplysninger skal derfor fremgå af e-mailen:
- Navn på udgiftshaver og regionsleder
- Dato for arrangement
- Udgiftsbilagets samlede beløb.
Et eksempel: ”Jeg godkender hermed at XXX har afholdt en udgift på xx kr til togbillet den dd.mm.åååå. Med venlig hilsen YYYYY”.

Forvent mindst 3-6 ugers behandlingstid

Expect 3-6 weeks for your money to be refunded.